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Si como empresario de un negocio pequeño o mediano te has preguntado alguna vez qué es la administración de activos —en los que respecta a las tecnologías de la información—, es tiempo de que tengas una aproximación a estos conceptos.

Normalmente podemos definir la gestión de los activos en TI como la supervisión y mejora del hardware, software, redes, aplicaciones y contratos a lo largo del ciclo de vida empresarial, que ayudan a dar una continuidad al negocio, así como a impulsar desarrollos más avanzados en movilidad y comunicación interna y externa. Así, una empresa logra ser más competitiva.

Se inicia con la planificación y presupuesto, dependiendo de las necesidades de la firma. El objetivo es proporcionar información precisa sobre dónde, cómo y con qué eficacia la infraestructura tecnológica de la compañía se debe mejorar. Así, su funda la base que puede garantizar el retorno de la inversión a corto plazo.

Lo que implica es bastante simple: dar un marco para la identificación y localización de todos los activos de TI que una empresa posee. Eso incluye las computadoras fijas y portátiles, routers, periféricos, servidores, celulares, tabletas, redes y así sucesivamente. Incluye todas las aplicaciones de software que utiliza cualquier empleado. También el equipo arrendado, contratos de mantenimiento, contratos de servicios, y la concesión de licencias de software y sus actualizaciones.

ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS: CUESTIÓN DE HACER LAS PREGUNTAS CORRECTAS

La administración de activos en TI ayuda a dar seguimiento a la capacidad de infraestructura y maquinaria con la que se cuenta. Naturalmente, se incluye un registro de los dispositivos que están en el inventario, la cantidad y su ubicación.

En pocas palabras, nos ayuda a responder preguntas como si la persona correcta tiene el equipo adecuado.

Posiblemente aquí te preguntes si, siendo la tuya una empresa pequeña o mediana, es necesario contar con servicios de administración de activos en tecnologías.

La respuesta: te conviene analizar tus necesidades y buscar la entrada de lleno a desarrollos de punta. Eso puede llevarte a un nivel más alto en lo que respecta a competencia y toma de decisiones, siempre ajustándote a un presupuesto. A veces no vale la pena gastar millones de pesos en equipos que serán subutilizados.

La idea asegurar que los empleados tienen las herramientas que necesitan para hacer bien su trabajo. Recuerda además que siempre hay que identificar qué activos están listos para su eliminación, y cuándo. La tecnología llega a un punto en que el costo de reparación o mantenimiento se hace mayor a la compra de activos nuevos.

Ser capaz de predecir qué equipo, programa o aplicación tendrá que ser reemplazado a tiempo, es una gran ventaja estratégica en temas de presupuesto.

Una correcta gestión de activos también asegura que sólo se usa software legal, pues muchas veces los mismo empleados descargan o instalan programas pirata que pueden hacerte acreedor a una severa multa y llevar a acciones legales.

Según Gartner Research, 70% de las organizaciones tiene una discrepancia de 30% entre el inventario planificado y inventario real, lo que también puede costarte dinero, algo que es poco probable si tienes administrados tus servicios de TI.

La gestión de activos tecnológicos, como puedes ver, trae beneficios cuantificables y cualitativos a los clientes.

El objetivo final de todo ello es darse cuenta de los ahorros a través de la mejora de los negocios y los procesos de TI y, por supuesto, mejorar la toma de decisiones. Ahora que conoces estas buenas prácticas y su rentabilidad, que permite hacer más con menos, ¿estás listo para esta nueva estrategia?